5 bước tạo kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn

Nếu bạn đang rảnh rỗi ở nhà và làm việc hiệu quả hơn, hãy bắt tay tạo một kho lưu trữ kỹ thuật số tất cả giấy tờ, tài liệu quan trọng. 

Hãy cùng Điện máy Ades tìm hiểu 5 bước tạo kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn.

5 bước tạo kho lưu trữ kỹ thuật số an toàn

Lưu trữ các loại giấy tờ dưới dạng kỹ thuật số để dự phòng trong các trường hợp cần thiết bằng việc scan các loại giấy tờ đang nằm trong khắp các tủ trong nhà bạn.

Tuy rằng trong tuần lễ “Ngày hội toàn dân lưu trữ” được hưởng ứng bởi các nhà sản xuất ổ cứng và các dịch vụ lưu trữ dữ liệu, nhưng vẫn không ngừng nhắc nhở chúng ta về tầm quan trọng của việc sao lưu dữ liệu trên máy tính. Nhưng ngay cả khi đã sao lưu những file số hóa, bạn vẫn cần có một phương án dự phòng cho các loại tài liệu chỉ có một bản cứng duy nhất như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, ...

Hãy scan và tạo một bản sao kỹ thuật số các loại giấy tờ tùy thân như một phương án dự phòng, nhất là khi bạn có một file bảo mật được lưu trữ một cách an toàn. Ngay cả khi không có máy quét thì với một chiếc smartphone cài ứng dụng hỗ trợ và một chút thời gian thì bạn cũng có thể tạo một kho lưu trữ cá nhân. Hãy cùng bắt đầu thôi!

1. Bước 1: Sắp xếp

Tập hợp tất cả tài liệu bạn muốn số hóa. Bên cạnh những giấy tờ quan trọng, hãy tìm những thứ bạn đã lưu giữ nhiều năm như thư từ, chứng nhận, bằng cấp, mẩu tin hay ảnh gia đình cũng như món kỷ vật giấu đâu đó trong những cuốn sổ, album cũ. (Lưu ý rằng bản sao số hóa của nhiều loại giấy tờ sẽ không có giá trị pháp lý nhưng bạn có thể dùng chúng để tham khảo thêm thông tin thật nhanh chóng và tiện lợi.)

Scan một lượng lớn giấy tờ thật nhàm chán nhưng sẽ dễ dàng hơn khi mọi thứ được sắp xếp hợp lý

Scan một lượng lớn giấy tờ thật là một việc nhàm chán nhưng sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn bắt đầu mọi thứ đã được sắp xếp hợp lý trong một không gian sạch sẽ, thoáng đãng. Bật list nhạc yêu thích và bắt đầu thôi. Tuy nhiên tránh sử dụng đồ uống khi quét tài liệu bởi rất có thể một phút bất cẩn sẽ làm hỏng hết chúng đó!  

2. Bước 2: Sử dụng máy quét (nếu có)

Nếu bạn có một chiếc máy in đa chức năng nhưng chưa bao giờ sử dụng chức năng gì ngoài in ấn thì hãy thử mở ngay sách hướng dẫn, biết đâu thiết bị hỗ trợ cả scan và photocopy nữa. Ngoài ra, để scan được thì bạn cũng cần cài đặt phần mềm tiện ích hoặc tìm hệ thống hỗ trợ scan trong phần cài đặt máy tính. 

Cài đặt phần mềm tiện ích hỗ trợ trước khi tiến hành Scan

Khi đã cài đặt xong, mở nắp máy quét, đặt úp tài liệu xuống mặt kính máy, đóng nắp rồi lựa chọn “Scan” trên máy in hay màn hình máy tính để tạo file số.

3. Bước 3: Scan bằng ứng dụng điện thoại

Còn nếu bạn không có máy quét? Không sao, smartphone sẽ là một sự thay thế hoàn hảo. Bạn có thể tìm kiếm trong phần mềm tải ứng dụng của máy một ứng dụng scan cho điện thoại và tải xuống. Những ứng dụng này được phép truy cập camera điện thoại, và sử dụng chúng để chụp lại bản cứng tài liệu. Ảnh chụp sẽ được lưu dưới dạng file PDF hoặc JPG vào điện thoại hoặc cơ sở lưu trữ trực tuyến mà bạn đã kết nối. Hãy đọc thật kỹ quyền riêng tư trước khi tải ứng dụng để biết dữ liệu sẽ được lưu trữ và quản lý bởi công ty uy tín, đáng tin cậy.

Nếu không có máy quét hãy tìm một ứng dụng scan cho điện thoại và tải xuống

Một chuyên trang đánh giá ứng dụng của thời báo New York là Wirecutter đã gợi ý một vài ứng dụng scan cho cả Android và iOS, trong đó có Adobe Scan -  tuy nhiên bạn cần có tài khoản Adobe Document Cloud để sử dụng. Bên cạnh đó, Dropbox và Evernote cũng hỗ trợ tính năng scan ngay trong ứng dụng. Nhưng đối với những tài liệu có chứa thông tin liên quan đến danh tính thì sẽ an tâm hơn khi dùng một ứng dụng để lưu file ngay tại máy như Piksoft TurboScan Pro (phần mềm trả phí - $5 (~115,000VNĐ).

4. Bước 4: Scan lại ảnh cũ bằng điện thoại

Phần lớn các ứng dụng scan tài liệu đều có thể chụp ảnh, điều này thật tiện lợi khi bạn muốn lưu lại một bức ảnh trong cuốn album đã cũ, đơn giản chỉ là chụp một bức ảnh và sử dụng công cụ chỉnh sửa ảnh trong ứng dụng để cải thiện chất lượng ảnh.

Những bức ảnh đã phai màu có thể phục dựng bằng ứng dụng thông minh có thiết lập trí tuệ nhân tạo

Những bức ảnh đã phai màu qua năm tháng có thể phục dựng bằng ứng dụng thông minh có thiết lập trí tuệ nhân tạo. Ứng dụng PhotoScan miễn phí của Google Photos là một lựa chọn đáng thử. Hay ứng dụng cùng tên PhotoScan nhưng của Photomyne cũng hỗ trợ thuật toán dựng ảnh với bản miễn phí, bản đầy đủ có giá $10 (~230,000VNĐ) một tháng cho chất lượng ảnh cao hơn cũng như thêm một số tính năng hữu ích khác.

5. Bước 5: Lưu trữ một cách an toàn

Những tin tặc chuyên đánh cắp danh tính luôn nhắm đến các thông tin cá nhân, hay thông tin thanh toán ngân hàng nên việc tạo dựng bảo mật nhiều lớp để bảo vệ dữ liệu là điều rất cần thiết. Hầu hết hệ điều hành máy tính đều cho phép tạo khóa bảo mật cho folders, còn không bạn có thể thử lựa chọn các chương trình mã hóa thương mại. Phần mềm chỉnh sửa file PDF như Adobe Acrobat DC cũng hỗ trợ tính năng cài đặt mật khẩu.

Nếu sử dụng các dịch vụ lưu trữ trực tuyến thì hãy mã hóa file trước khi tải lên

Nếu bạn muốn lưu trữ dữ liệu trực tuyến với Dropbox hay những dịch vụ tương tự, hãy mã hóa chúng trước khi tải lên. Bên cạnh đó, lưu dữ liệu vào ổ flash được mã hóa cũng là một cách thường dùng. Wirecutter sẽ hướng dẫn bạn cách tạo khóa cũng như mã hóa ổ cứng máy tính

Mong rằng tất cả chúng ta không bao giờ phải đối mặt với một tình huống nghiêm trọng để phải gọi báo cáo, khiếu nại. Nhưng nhờ số hóa, bạn có thể chắc chắn biết được phải tìm tài liệu ở đâu khi lên kế hoạch trước vào lúc bạn có thời gian rảnh rỗi.

>>> Xem ngay: Kì thị, cô lập, tấn công: Người Mỹ gốc Á lo lắng cho sự an toàn của họ

Trên đây là thông tin về 5 bước tạo kho lưu trữ kĩ thuật số an toàn cho những giấy tờ quan trọng. Điện máy Ades hy vọng đã cùng bạn cập nhật thông tin hữu ích liên quan đến dịch bệnh Covid-19 và giai đoạn cách ly xã hội hiện nay. Điện máy trực tuyến Ades đang cung cấp dòng sản phẩm chính hãng với giá ưu đãi nhất. Nếu cần tư vấn hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp nhanh nhất. Đội ngũ nhân viên Ades rất hân hạnh được phục vụ bạn.