Mã SKU là gì? Cách thiết lập mã SKU cho sản phẩm

Chắc hẳn chúng ta đều đã nghe qua về mã số SKU, nhưng thực tế nếu không thuộc chuyên môn thì không phải ai cũng hiểu hết về nó. Vậy cụ thể, SKU là gì? Cách thiết lập mã SKU ra sao? Đặc biệt là các nhà kinh doanh phải đặt mã SKU thế nào cho hiệu quả? Hãy cùng Điện máy ADES giải đáp tất cả những câu hỏi đó trong bài viết dưới đây.

1. Mã SKU là gì?

SKU là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Stock-Keeping Unit, dịch ra tiếng Việt nghĩa là “Đơn vị lưu kho”. Một cách dễ hiểu hơn nó là một loại mã bao gồm cả chữ và số dùng để phân loại các mặt hàng tồn kho. Nó có thể là một sản phẩm hoặc dịch vụ, chứa đựng các thông số, thuộc tính, dấu hiệu đặc biệt để phân biệt giữa các mặt hàng với nhau.

Mã SKU là gì?

Ngoài ra, SKU cũng dùng để chỉ một địa danh duy nhất hoặc một đoạn mã tương ứng đơn vị lưu kho. Có nghĩa, ví dụ bạn có hai nhà kho riêng biệt, mỗi sản phẩm giống nhau ở hai kho sẽ có SKU khác nhau. Điều nay giúp cho việc quản lý hàng hóa trở nên chính xác và minh bạch hơn. Thêm vào đó, SKU chỉ liên quan đến các hàng hóa có sẵn và sẵn sàng cho giao dịch, không liên quan đến các hàng hóa đã được đặt hoặc đang chuyển tiếp vào kho.

Khi một công ty nhận được hàng từ nhà cung cấp, họ có quyền được lựa chọn duy trì SKU của nhà cung cấp hoặc tự tạo ra SKU mới. Miễn sao phù hợp và thuận tiện cho công ty là được. Tuy nhiên từ các kinh nghiệm cho rằng mã SKU là mã quản lý sản phẩm nội bộ vì vậy nên tự tạo ra mã SKU riêng.

2. Tại sao mã SKU lại rất quan trọng?

SKU giúp bạn theo dõi các sản phẩm trong hệ thống quản lý hàng tồn kho, nhưng đó không phải là tất cả. Một hệ thống SKU cũng giúp bạn sẽ lên kế hoạch và quản lý tốt hơn 3 lĩnh vực chính của doanh nghiệp của bạn:

2.1. Trải nghiệm mua sắm & Giao diện cửa hàng

Nhờ có mã SKU mà bạn lập được bản đồ và tổ chức cửa hàng của mình để người mua sắm và nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy các sản phẩm cần thiết. Bạn có thể phân loại sản phẩm theo nhiều cách khác nhau trong một hệ thống số SKU. Dù là phân loại theo bất kì tiêu chí nào: loại mặt hàng, bộ phận, bộ sưu tập hay nhà cung cấp,…

Bạn cũng có thể sắp xếp và quản lý các sản phẩm từ các tầng bán hàng đến các khu lưu trữ. Đây là ưu điểm nổi bật giúp bạn cải thiện việc bán hàng và giới thiệu trải nghiệm mới, đặt hàng cho người mua sắm.

Trải nghiệm mua sắm & Giao diện khách hàng

Nếu không có mã SKU chắc hẳn việc quản lý sản phẩm sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều, thâm chí còn xảy ra nhầm lẫn, sai sót. Trước những yêu cầu của khách hàng, nếu nhân viên tỏ ra loay hoay bối rối vì đã mất dấu vị trí sản phẩm sẽ để lại một hình ảnh rất tệ cho khách hàng.

2.2. Cải thiện thanh toán & Dịch vụ khách hàng

Một hệ thống SKU được sắp xếp hợp lý làm cho dịch vụ khách hàng và các nhiệm vụ thanh toán trở nên trơn tru và không có lỗi. Theo dõi các sản phẩm bằng cách sử dụng số SKU trong hệ thống điểm bán hàng, đảm bảo rằng hàng hóa và giá của bạn luôn là điểm nổi bật. Vì vậy, khi khách hàng thanh toán, các giao dịch mua sẽ được thực hiện với giá chính xác và số lượng của bạn được tự động giảm cho các mặt hàng đã bán. Bạn thậm chí có thể biến số SKU của mình thành nhãn mã vạch có thể quét được để thanh toán nhanh hơn.

Cải thiện thanh toán & Dịch vụ khách hàng

Ngoài ra, khi khách hàng không thể tìm thấy mặt hàng, tra cứu số SKU nhanh trong báo cáo POS của bạn về trạng thái mã vạch hàng hóa và giúp nhân viên nhanh chóng xác định vị trí trên kệ hàng để lấy cho khách.

2.3. Quản lý & Lợi nhuận hàng tồn kho

Lỗi quản lý hàng tồn kho là nguyên nhân chính gây mất lợi nhuận thứ ba trong hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ, chỉ sau trộm cắp và ăn cắp nhân viên. Những tổn thất này là do bất kỳ số lỗi quản trị và nhập dữ liệu nào, theo thời gian, có thể tăng thêm và ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của bạn. Theo dõi hàng tồn kho với hệ thống số SKU ngăn nhiều tình huống lợi nhuận bị mất này.

Quản lý & Lợi nhuận hàng tồn kho

Ví dụ: Nếu bạn không tổ chức kho lưu trữ của mình bằng cách sử dụng số SKU, thật dễ dàng để mất theo dõi tình trạng quá tải. Nếu bạn không thể xác định vị trí của hàng hóa trên kệ hàng và không thể biết hàng nào hết, hàng nào còn để đưa ra thêm sản phẩm. Hoặc, nếu bạn không đăng ký lô hàng kiểm kê đúng cách, bạn sẽ không bị lỗi nhà cung cấp, như các lô hàng bị thiếu. Khi điều này xảy ra, bạn thanh toán cho hàng hóa mà bạn không nhận được. Cả hai tình huống đều mất tiền.

Sử dụng số SKU cùng với POS sẽ giảm thiểu các lỗi quản lý hàng tồn kho của bạn và tổn thất. Hầu hết các nhãn mã vạch hỗ trợ và máy quét đọc mã vạch, quá, để đếm số lượng hàng tồn kho nhanh hơn.

3. Cách thiết lập mã SKU cho sản phẩm

Cách đặt SKU truyền thống và cơ bản nhất là bạn chỉ cần sử dụng các chữ cái hoặc số để quy ước cho những thông tin của sản phẩm mà bạn muốn đưa vào mã SKU.

Cách thiết lập mã SKU cho sản phẩm

- Bắt đầu số SKU với số nhận dạng cấp cao nhất: 2-3 chữ số / ký tự đầu tiên của mỗi mã số SKU phải đại diện cho số nhận dạng cấp cao nhất. Đây có thể là một bộ phận, loại cửa hàng, hoặc thậm chí là một nhà cung cấp. Với điều này, xem lướt qua số SKU xác định nhóm bán hàng cấp cao nhất và vị trí của bất kỳ sản phẩm nào trong cửa hàng của bạn. Bạn thậm chí có thể sử dụng phần này để xác định vị trí cửa hàng nếu bạn có nhiều hơn một cửa hàng.

- Sử dụng chuỗi số giữa để chỉ định số nhận dạng duy nhất: Bạn nên sử dụng phần giữa của số SKU để chỉ định các tính năng độc đáo, chẳng hạn như kích thước, màu sắc, loại mục hoặc danh mục con, cho sản phẩm của bạn; bất cứ điều gì có ý nghĩa khi tổ chức các sản phẩm bạn bán.

- Kết thúc các số SKU với số thứ tự: Sử dụng đánh số tuần tự (Ví dụ: 001, 002, 003) cho chuỗi số SKU cuối cùng giúp việc thiết lập dễ dàng và cũng giúp bạn xác định các mục cũ hơn so với các mục mới hơn trong một dòng sản phẩm. Trong một số trường hợp, việc kết hợp chuỗi số SKU cuối cùng với số sản phẩm của nhà cung cấp cũng có thể hữu ích. Một lần nữa, sử dụng bất cứ điều gì làm cho ý nghĩa hợp lý cho các sản phẩm bạn bán.

4. Những lưu ý khi đặt mã SKU

4.1. Đừng lam tham nhiều thông tin

Đặt mã SKU có ý nghĩa không có nghĩa là bạn nhồi nhét đủ thứ thông tin vào trong mã SKU. Trong các trường thông tin của sản phẩm, hãy cân nhắc những thông tin nào là quan trọng nhất và giúp bạn phân biệt được giữa sản phẩm này với các sản phẩm khác thì hãy đưa vào trong mã SKU.

Đừng tham lam nhiều thông tin

Ngoài ra, nếu không muốn sinh ra những mã SKU dài dằng dặc, bạn nên tối ưu số ký tự cho mã SKU khi quy ước cách đặt mã. Ví dụ bạn có 9 nhà cung cấp, bạn có thể quy ước mỗi nhà cung cấp là 1 chữ số trong dãy số từ 1 đến 9 thay vì viết tắt chữ cái đầu của tên nhà cung cấp thành 1 mã 2-3 ký tự.

4.2. Chú ý tới cách biểu diễn

Chú ý tới cách biểu diễn

Màu sắc, kích thước, loại và các biến thể khác của sản phẩm là những đặc tính cần phải kết hợp với SKU để xác định rõ một sản phẩm. Vì vai trò quan trọng này mà bạn nên tránh dùng số để biểu tượng cho một ý nghĩa nào đó.

Ví dụ: Thoạt đầu bạn quy ước đỏ là 1, hồng là 11, tím là 12,.. mới nhìn trông có vẻ rất gọn gàng. Nhưng chỉ sau một thời gian, khi nhìn lại nó sẽ là một chuỗi số liệu rối rắm. Bạn sẽ quên mất ý nghĩa mà mình đã từng đặt là gì. Kể cả bạn có ghi chép ra một quyển sổ để giải mã thì nó cũng tốn rất nhiều thời gian.

SKU là một cách để bạn ghi lại các thông tin quan trọng của sản phẩm, vậy nên càng đơn giản càng tốt hơn cho tất cả mọi người và có hiệu quả hơn về lâu về dài.

4.3. Sắp xếp các trường thông tin

Thật ra đặt mã SKU rất đơn giản, cách thức cũng giống như khi bạn phân loại sản phẩm vậy. Có thể tuân thủ theo quy tắc đặt danh mục từ lớn đến đến nhỏ đối với công ty có nhiều mặt hàng khác nhau. Như vậy khi nhìn bất cứ mã SKU nào bạn cũng sẽ nhanh chóng định danh được sản phẩm.

Sắp xếp các trường thông tin

Bên cạnh đó, với một số trường hợp khác bạn có thể áp dụng theo quy tắc sau. Với mỗi sản phẩm, bạn cần xác định được thuộc tính quan trọng nhất dùng để phân biệt nó với các sản phẩm cùng loại.

Chẳng hạn, công ty bạn có rất nhiều áo màu đỏ với các loại size khác nhau thì việc xác định size sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm trong bộ sưu tập một cách tức thì. Sau khi đã tìm được đặc điểm quan trọng mới đối chiếu đến các thuộc tính tiếp theo để tìm ra được sản phẩm chính xác nhất.

4.4. Lưu ý về font chữ và ký tự

Điều này vốn là đơn giản nhưng luôn cần lưu ý bởi chúng ta thường vô tình không nhận ra những rắc rối có thể xảy ra. Hãy nhớ luôn luôn tránh xa chữ O vì nó có thể bị nhầm lẫn là số 0 hay như chữ I với chữ l. Cũng tránh sử dụng “/” vì khi đưa vào Excel có thể sẽ định dạng SKU của bạn thành một ngày nào đó. Ngoài ra, các ký hiệu khác như >, <, @, #,… cũng dễ gây ra các sự nhầm lẫn.

Lưy ý về font chữ và ký tự

>>> Xem thêm: Mua thêm dung lượng Google Drive ở đâu? Cách tăng dung lượng tốt nhất?

Qua bài viết trên, ADES đã cung cấp cho các bạn những thông tin chi tiết nhất về SKU là gì? Cách thiết lập mã SKU ra sao? Mong rằng ngoài những kiến thức cơ bản mà mỗi người có thể tích lũy được thì cũng hy vọng các nhà kinh doanh hiểu sâu hơn về cách đặt mã SKU, góp phần giúp cho công việc kinh doanh của bạn ngày càng thành công.